1.Introducción y objetivos

1.1.Propósito

La presente política tiene por objeto establecer los procedimientos para el uso del canal interno de denuncias de la entidad, con el fin de garantizar la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, de acuerdo con la Ley 2/2023 y la Directiva 2019/1937.

 

El Canal de Denuncias de ADI HOGAR Y HOSTELERIA IBERIA, S.L. (en adelante “ADI” o “Entidad”), se constituye como la herramienta puesta a disposición de todas las personas trabajadoras de ADI, así como terceras partes que colaboren con la misma, para la comunicación de cualquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, así como acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

 

ADI asume el máximo compromiso de guardar absoluta confidencialidad de toda la información recibida y gestionada a través del Canal de Denuncias y de no llevar a cabo ningún acto de represalia contra aquellas personas que, de buena fe, pongan de manifiesto un acto impropio de un/a colaborador/a.

 

1.2.Compromiso de la empresa con la integridad y el cumplimiento normativo

El canal interno de denuncias tiene como objetivos:

1. Facilitar la detección de infracciones normativas y de lucha contra la corrupción en el seno de la empresa.
2. Garantizar la protección de las personas que informen sobre dichas infracciones.
3. Fomentar una cultura de cumplimiento normativo y ético en la empresa.

2.Definiciones

 

A efectos de la política del Canal de Denuncias, entenderemos por:

• Sistema de Información: Se denominará al sistema de gestión de información del Canal Interno de denuncias. De igual manera se denominará al Canal Interno de Denuncias como Sistema de Información.
• Denuncia: Cualquier información recibida a través del Canal de Denuncias que pueda ser constitutiva de cualquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, así como acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
• Motivos Denuncia: Algunos motivos de una denuncia podrían ser:
  • Incumplimiento de la legislación y/o normas internas
  • Actuación inadecuada, no ética, o falta de integridad en el desempeño profesional
  • Trato irrespetuoso, desigual o injusto
  • Discriminación o violación de los derechos humanos
  • Violencia, acoso o abuso
  • Corrupción y/o fraude
  • Conducta relacionada con el blanqueo de capitales
  • Daños contra el medio ambiente
  • Riesgos de seguridad y salud
  • Actos contra la libre competencia
  • Delito de privacidad
  • Violación de la propiedad industrial o intelectual
  • Conflicto de intereses
  • Descuido o utilización inapropiada de los bienes y/o servicios de la organización
  • Otros
• Informante / Denunciante: Persona que pone en conocimiento de la entidad, cualquier incumplimiento de la legislación vigente.
• Persona afectada /Denunciado: Persona sobre la que se ha informado de la comisión de una irregularidad, infracción o incumplimiento de la normativa legal vigente, los compromisos recogidos en las políticas.
• Informe: Documento que recoge, una descripción de los trabajos de instrucción e investigación realizados tras la recepción y tramitación de una denuncia, que describirá los datos objetivos obtenidos tras tales trabajos, así como las conclusiones alcanzadas tras el análisis de dichos datos y una propuesta de actuación.
• Resolución: Acuerdo final adoptado sobre la incidencia identificada, que se recogerá en un acta o informe.
• Hechos no denunciables: Se consideran hechos no denunciables:
  • Cuando la información ya ha sido divulgada públicamente.
  • Cuando la información es falsa o difamatoria.
  • Cuando el informante ha obtenido la información de manera ilegal.

3.Alcance y aplicabilidad

3.1.Personas trabajadoras y partes interesadas

 

Esta política se aplica a todos las personas trabajadoras de la organización y en todas las áreas o departamentos.

 

En el canal Interno podrá informar cualquier persona que haya obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional, comprendiendo en todo caso:

 

1. Las personas que tengan la condición de empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena;
2. Los autónomos;
3. Los accionistas, participes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos;
4. Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
5. Otros en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones que hayan sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.

 

Todos ellos con las limitaciones indicadas en el Artículo 3 de la Ley 2/2023.

3.2.Obligaciones de las personas trabajadoras

Las personas trabajadoras tienen la obligación de informar sobre los hechos denunciables citados que observen en la organización utilizando el canal interno antes de recurrir a otras vías para presentar una denuncia.

3.3.Tipos de infracciones cubiertas

 

En el Canal interno se podrá informar sobre los incumplimientos de:

1. Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea.
2. Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

 

Todo ello con las limitaciones y exclusiones indicadas el artículo 2 de la Ley 2/2023.

4. Funcionamiento del Canal Interno

4.1 Medios de comunicación disponibles

La información se podrá realizar por escrito, a través de correo postal o a través del medio electrónico habilitado al efecto, o verbalmente, o a través de un sistema de mensajería de voz mediante el envío de un fichero de voz a través del medio electrónico facilitado.

El formulario web disponible al efecto, se podrá encontrar en esta dirección electrónica:

 

https://garantic.com.es/canal_interno/adi/login

 

A solicitud del informante, también podrá presentarse la información, mediante una reunión presencial, que podrá ser planificada dentro del plazo máximo de siete días. En los casos de comunicación verbal se advertirá al informante de que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo que establecen el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre. Al presentar la información, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones, pudiendo asimismo renunciar expresamente a la recepción de cualquier comunicación de actuaciones llevadas a cabo por la entidad, como consecuencia de la información.

 

En caso de comunicación verbal presencial, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, telefónicamente, la entidad, deberá documentarla de alguna de las maneras siguientes:

1. mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
2. a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.

Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción del mensaje.

 

 Además, a quienes realicen la comunicación a través de canales internos se les informará, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.            

4.2 Proceso de presentación de denuncias

 

La información puede llevarse a cabo de forma anónima. En otro caso, se reservará la identidad del informante en los términos del artículo 33, de la ley 2/2023, debiendo adoptarse las medidas en él previstas.

Presentada la información, se procederá a su registro en el Sistema de Gestión de Información, siéndole asignado un código de identificación. El Sistema de Gestión de Información estará contenido en una base de datos segura y de acceso restringido exclusivamente al personal de la Entidad convenientemente autorizado, en la que se registrarán todas las comunicaciones recibidas, cumplimentando todos los datos o acciones relacionadas con estas.

 

La Entidad contará con un libro-registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso los requisitos de confidencialidad previstos legalmente. Ese registro no será público y únicamente a petición razonada de la Autoridad judicial competente, mediante auto, y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella, podrá accederse total o parcialmente al contenido del referido registro.

 

Recibida la información, en un plazo no superior a siete días naturales desde dicha recepción se procederá a acusar recibo de la misma, a menos que el informante expresamente haya renunciado a recibir comunicaciones relativas a la investigación o que la entidad, considere razonablemente que el acuse de recibo de la información comprometería la protección de la identidad del informante.

 

En los supuestos de acoso los plazos establecidos serán los estipulados dentro del Protocolo de Acoso de la Compañía.

 

4.3 Trámite de admisión

 

Registrada la información, la entidad, deberá comprobar si aquella expone hechos o conductas que se encuentran dentro del ámbito de aplicación recogido en el artículo 2 de la ley /2/2023.

Realizado este análisis preliminar, la entidad, decidirá, en un plazo no superior a diez días hábiles desde la fecha de entrada en el registro de la información:

 

1. Inadmitir la comunicación.
2. Admitir a trámite la comunicación.
3. Remitir con carácter inmediato la información las autoridades Españolas competentes cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
4. Remitir la comunicación a la autoridad, entidad u organismo que se considere competente para su tramitación.

4.4 Instrucción. (Investigación de la Información)

 

La Entidad nombrará a un “Instructor”, adecuado para realizar la instrucción por sus conocimientos o experiencia. Los “Instructores” de la entidad, que desarrollen actividades de investigación estarán obligados a guardar secreto sobre las informaciones que conozcan con ocasión de dicho ejercicio.

 

Todas las personas deberán colaborar con los “Instructores” y estarán obligadas a atender los requerimientos que se les dirijan para aportar documentación, datos o cualquier información relacionada con los procedimientos que se estén tramitando, incluso los datos personales que le fueran requeridos.

 

La instrucción comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados.

 

Se podrá solicitar una entrevista con las personas afectadas. En ningún caso se comunicará a los sujetos afectados la identidad del informante ni se dará acceso a la comunicación.

Sin perjuicio del derecho a formular alegaciones por escrito, la instrucción comprenderá, siempre que sea posible, una entrevista con la persona afectada en la que, siempre con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se le invitará a exponer su versión de los hechos y a aportar aquellos medios de prueba que considere adecuados y pertinentes. 

 

A fin de garantizar el derecho de defensa de la persona afectada, la misma tendrá acceso al expediente sin revelar información que pudiera identificar a la persona informante, pudiendo ser oída en cualquier momento, y se le advertirá de la posibilidad de comparecer asistida de abogado.

 

El responsable del Canal o los Instructores específicamente designados realizaran un informe sobre el contenido de la denuncia. El informe del instructor deberá ir referenciado a las pruebas o evidencias que en su caso existan o a la ausencia de ellas.

 

4.5 Terminación de las actuaciones

 

Concluidas todas las actuaciones, la entidad, en la persona del instructor asignado, emitirá un informe. Emitido el informe, la entidad, adoptará alguna de las siguientes decisiones:

 

1. Archivo del expediente, que será notificado al informante y, en su caso, a la persona afectada.
2. Remisión a las autoridades Españolas competentes o al Ministerio Fiscal si, pese a no apreciar inicialmente indicios de que los hechos pudieran revestir el carácter de delito, así resultase del curso de la instrucción. Si el delito afectase a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
3. Traslado de todo lo actuado a la autoridad competente, de conformidad con lo  dispuesto en el artículo 18.2.d) de la Ley 2/2023.
4. Adopción de acuerdo de inicio de un procedimiento sancionador en los términos previstos en el estatuto de los trabajadores y en el Convenio Colectivo de la empresa.

 

El plazo para finalizar las actuaciones y dar respuesta al informante, en su caso, no podrá ser superior a tres meses desde la entrada en registro de la información o desde el acuse de recibo, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales. Cualquiera que sea la decisión, se comunicará al informante, salvo que haya renunciado a ello.

 

En el canal interno se recogerán todas las decisiones adoptadas al efecto.

 

Las decisiones adoptadas por la entidad, en las presentes actuaciones, serán recurribles, en caso de procedimiento sancionador en los términos previstos en el estatuto de los trabajadores, ante el correspondiente juzgado de lo social.

 

La presentación de una comunicación por el informante no le confiere, por si sola, la condición de interesado.

5.Anonimato y confidencialidad

 

La empresa velará por dotar de independencia y autonomía al canal de comunicación interno e intentará gestionarlo con exhaustividad, integridad y confidencialidad de la información e impedirá el acceso a ella, por el personal no autorizado y permitirá un almacenamiento duradero de la misma.

 

El canal estará diseñado, establecido y gestionado de una forma segura, de modo que se garantice la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.

Así mismo, ADI, intentará garantizar la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, al que se habrá formado en esta materia y, asimismo, el establecimiento de la obligación del receptor de la comunicación de remitirla inmediatamente al Responsable del Sistema.

 

La entidad cumplirá con todos los requisitos de anonimato y confidencialidad indicados en la Ley 2/2023.

6.Protección de datos de carácter personal

Los datos que se proporcionen a través del Canal de Denuncias, serán tratados bajo la responsabilidad de la propia Entidad, para la gestión de la comunicación recibida, así como para la realización de cuantas actuaciones de investigación sean necesarias para determinar la comisión de la infracción. 
La Entidad se compromete a tratar en todo momento los datos de carácter personal recibidos a través del Canal de Denuncias de forma absolutamente confidencial y de acuerdo con las finalidades previstas en la política de privacidad de datos personales del Canal, de la cual será informado como informante o persona afectada, en el momento del tratamiento de datos. La Entidad adoptará las medidas de índole técnica y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a los que están expuestos, todo ello en cumplimiento de lo dispuesto en la normativa.

7.Protección del denunciante y derechos del denunciado

7.1.Derechos del informante

El informante tendrá las siguientes garantías en sus actuaciones ante la entidad:

• Decidir si desea formular la comunicación de forma anónima o no anónima; en este segundo caso se garantizará la reserva de identidad del informante, de modo que esta no sea revelada a terceras personas.
• Formular la comunicación verbalmente o por escrito.
• Indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro donde recibir las comunicaciones que realice la entidad, a propósito de la investigación.
• Renunciar, en su caso, a recibir comunicaciones de la Entidad.
• Comparecer ante la Entidad, por propia iniciativa o cuando sea requerido por esta, siendo asistido, en su caso y si lo considera oportuno, por abogado.
• Solicitar a la Entidad, que la comparecencia ante la misma sea realizada por videoconferencia u otros medios telemáticos seguros que garanticen la identidad del informante, y la seguridad y fidelidad de la comunicación.
• Ejercer los derechos que le confiere la legislación de protección de datos de carácter personal.
• Conocer el estado de la tramitación de su denuncia y los resultados de la investigación.

7.2.Garantías del informante

Todas las personas indicadas en el “Alcance” de este reglamento, así como las que se indican a continuación dispondrán de las medidas de protección del informante previstas en el título VII de la Ley 2/2023:

• Representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante.
• Personas físicas que, en el marco de la organización en la que preste servicios el informante, asistan al mismo en el proceso,
• Personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante,
• Personas jurídicas, para las que trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa. A estos efectos, se entiende que la participación en el capital o en los derechos de voto correspondientes a acciones o participaciones es significativa cuando, por su proporción, permite a la persona que la posea tener capacidad de influencia en la persona jurídica participada.

7.3.Derechos del Denunciado

Ley 2/2023 establece que durante la tramitación del expediente, las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, derecho al honor, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en esta ley. Esto significa que el denunciado tiene derecho a ser considerado inocente hasta que se demuestre lo contrario y a presentar pruebas y argumentos en su defensa. El denunciado tiene derecho a ser asistido por un abogado durante el proceso de investigación. Además, el denunciado tiene derecho a acceder al expediente y conocer los detalles de la denuncia presentada en su contra, todo ello protegiendo la identidad del informante y garantizando la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.

La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, establece medidas para proteger los datos personales del denunciado. Establece que el tratamiento de datos personales debe ser lícito, leal y transparente, y que los datos deben ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados. Además, establece que las personas tienen derecho a acceder a sus datos personales, rectificarlos si son inexactos o incompletos, y suprimirlos si ya no son necesarios para los fines para los que fueron recopilados. Estos derechos también se aplican al denunciado si sus datos personales han sido recopilados como parte del proceso de investigación.

8.Procedimientos para abordar casos de represalias

La entidad tendrá en cuenta las siguientes medidas de protección indicadas en el Título VII de la Ley 2/2023:

• Las condiciones de Protección
• La prohibición de represalias
• Las medidas de Apoyo
• Las medidas de protección frente a represalias
• Las medidas para la protección de las personas afectadas.
• Los supuestos de exención y atenuación de la sanción.

 

9.Órgano de cumplimiento COLEGIADO

9.1.Funciones y responsabilidades

El órgano de administración u órgano de gobierno de la entidad será el responsable de la implantación del Sistema interno de información, previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras, y tendrá además la condición de responsable del tratamiento de los datos personales de conformidad con lo dispuesto en la normativa sobre protección de datos personales. El canal interno se regirá por un reglamento interno aprobado por el órgano de administración. Así mismo, este órgano, será el competente para la designación de un órgano colegiado y dentro de éste a la persona física responsable de la gestión de dicho sistema o «Responsable del Sistema», y de su destitución o cese.

 

Las funciones del responsable del sistema serán:

• Gestión del canal interno de comunicaciones regulado en la ley 2/2023.
• Adopción de las medidas de protección al informante previstas en la citada ley.
• Informar preceptivamente al órgano colegiado y/o al órgano de gobierno de la entidad.
• Tramitación de los procedimientos sancionadores, que en su caso se produzcan.

 

Los informes al órgano colegiado o/y órgano de gobierno se realizarán como mínimo una vez al año o cuando el responsable estime necesario informar por la complejidad o problemática de las denuncias. En este informe se omitirá la identidad del denunciante, denunciado, así como de los intervinientes en el procedimiento de cada expediente.

 

El Responsable del Sistema deberá desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad u organismo, no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y deberá disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.

9.2.Conflicto de Intereses

En caso de que la denuncia se dirija contra una de las personas pertenecientes al comité Órgano de Cumplimiento, o en caso de concurrir cualquier circunstancia que genere conflicto de interés con alguna de ellas, el Órgano de Administración resolverá sobre la admisión o inadmisión de la denuncia, así como sobre la forma de proceder en todo lo concerniente al proceso de investigación, evaluación y resolución de esta.

10.Comunicación interna y promoción del canal de denuncia

La entidad, proporcionará la información adecuada de forma clara y fácilmente accesible, sobre el uso de todo canal interno de información implantado, así como sobre los principios esenciales del procedimiento de gestión. En la página web corporativa, dicha información deberá constar en la página de inicio, en una sección separada y fácilmente identificable. Se comunicará la disponibilidad del canal a todo el personal de la empresa, así como el que se vaya incorporando en el futuro.

11.Entrada en vigor

Esta política entra en vigor inmediatamente a su aprobación por el órgano de gobierno.